Лист 02.04.2024 № 106 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію нтернет платформи «Головбух» коли писати заяву на відпустку.

Головам ППО

Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає  інформацію інтернет платформи «Головбух» коли писати заяву на відпустку.

Коли складається заява на відпустку.

Усе залежить від графіка відпусток: чи є він на підприємстві та чи відповідає йому відпустка працівника. Відсутність графіка відпусток – це порушення статті 79 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП). Він складається тільки за щорічними і додатковими відпустками.

Щорічна і Додаткова відпустка

 Якщо на підприємстві є графік відпусток, а відпустка, на яку виходить працівник відповідає такому графіку, то у такому разі працівник за 2 тижні до відпустки отримує повідомлення про надання відпустки згідно графіка. Чинне законодавство у такому разі не зобов’язує працівника писати заяву на відпустку. Однак практикується написання заяви завжди — навіть за наявності графіка відпусток.

Заява про надання відпустки подається обов’язково якщо:

  • працівник хоче вийти у відпустку, яка не відповідає графіку відпусток, або такий на підприємстві взагалі не складався;
  • відпустка за власний рахунок;

     –    відпустка на навчання;

     –    творча відпустка;

     –    соціальні відпустки.

Коли заява на відпустку підлягає обов’язковому задоволенню

Є категорії працівників, яким законодавство встановлює таку преференцію, як можливість вийти у щорічну відпустку тоді, коли їм хочеться. Таких працівників визначає стаття 10 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

До таких осіб зокрема належать:

  • працівники-сумісники — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
  • працівники віком до 18 років;
  • працівники з інвалідністю;
  • вагітні жінки перед відпусткою у звʼязку з вагітністю та пологами або після неї;
  • жінки, які мають 2-х і більше дітей віком до 15 років;
  • жінки, які мають дитину з інвалідністю;
  • одинокі матері (батьки), якщо вони виховують дитину;
  • опікуни, які виховують дитину чи кількох дітей віком до 15 років;
  • дружини (чоловіки) військовослужбовців;
  • ветерани війни;
  • працівники, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року;
  • батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;
  • особи, які звільненні після проходження військової служби за призовом під час мобілізації, якщо після такого звільнення вони були прийняті на роботу впродовж 3-х місяців.

Ще одна категорія працівників, яких варто виділити окремо, оскільки їхні права часто порушуються. Це ті працівники, які навчаються у навчальних закладах.

Законодавство не уточнює:

  • форму навчання (денна, заочна, дистанційна, змішана);
  • приналежність таких навчальних закладів лише до закладів вищої освіти. Тобто це може бути будь-який освітній заклад, тобто юрособа або фізособа, які проводять освітню діяльність. Однак він має відповідати вимогам Закону «Про освіту» від 05.09.2017 № 2145-VIII. Зокрема освітня діяльність на підставі ліцензії, що видається органом ліцензування відповідно до законодавства. Якщо є сумніви щодо статусу навчального закладу, то можна вимагати у працівника надання копії ліцензії на здійснення освітньої діяльності від такого навчального закладу;
  • рівень освіти, який здобувається, також не уточнюється. Теоретично це можуть бути навіть курси;
  • форму власності навчальних закладів — вона також може бути будь-яка (державна/комунальна, приватна).

Працівники, які навчаються, можуть брати щорічні відпустки у час екзаменаційних сесій або установчих чи інших занять, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, які передбачені навчальною програмою у цих закладах, але за умови наявності довідки про успішне навчання (див. пп. «7» ст. 10 Закону про відпустки).

У чому різниця між такими категоріями працівників та звичайними

 У тому, що їхні:

  • заявлені потреби у відпустках — повинні бути враховані першочергово при складанні графіка відпусток;
  • подані заяви на відпустку — мають бути задоволені обов’язково, навіть поза графіком.

 Натомість щодо інших працівників, то дозволити їм відпустка поза графом – це лише право, а не обов’язок роботодавця.

Виходить, що за всіма іншими працівниками питання позапланової відпустки потрібно вирішувати на основі згоди двох сторін: працівника та роботодавця. І подається заява на відпустку будь-коли. Питання тільки в тому, чи буде прохання працівника задоволене, якщо він не потрапляє в пільгові категорії за статтею 10 Закону про відпустки.

Відпустка за власний рахунок.

Відпустка без збереження заробітної плати за бажанням працівника надається в обов’язковому порядку згідно ст. 25 Закону України «Про відпустки»:

1) матері або батьку, який виховує дітей без матері (в тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, – тривалістю до 14 календарних днів щорічно;

2) чоловікові, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці, – тривалістю до 14 календарних днів;

3) матері або іншим особам, зазначеним у частині третій статті 18 та частині першій статті 19 цього Закону, в разі якщо дитина потребує домашнього догляду, – тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій не встановлено інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, – не більш як до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку, а якщо дитині встановлено категорію “дитина з інвалідністю підгрупи А” або дитина, якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги – до досягнення дитиною вісімнадцятирічного віку. Перелік тяжких захворювань, розладів, травм, станів тощо, що дає право працівнику на отримання відпустки без збереження заробітної плати на дитину, якій не встановлена інвалідність, затверджується Кабінетом Міністрів України;

3-1) матері або іншій особі, зазначеній у частині третій статті 18 цього Закону, для догляду за дитиною віком до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території;

4) учасникам війни, членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України – тривалістю до 14 календарних днів щорічно.

Особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, статус яких встановлений відповідно до Закону України “Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту”, – тривалістю до 21 календарного дня щорічно;

5) особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною, – тривалістю до 21 календарного дня щорічно;

6) пенсіонерам за віком та особам з інвалідністю III групи – тривалістю до 30 календарних днів щорічно;

7) особам з інвалідністю I та II груп – тривалістю до 60 календарних днів щорічно;

8) особам, які одружуються, – тривалістю до 10 календарних днів;

9) працівникам у разі смерті рідних по крові або по шлюбу: чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчірки), братів, сестер – тривалістю до 7 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад; інших рідних – тривалістю до 3 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад;

10) працівникам для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, – тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більше 30 календарних днів;

11) працівникам для завершення санаторно-курортного лікування – тривалістю, визначеною у медичному висновку;

12) працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади, – тривалістю 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та назад;

13) працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, а також працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки, – тривалістю, необхідною для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу або закладу науки і назад;

14) сумісникам – на термін до закінчення відпустки за основним місцем роботи;

15) ветеранам праці – тривалістю до 14 календарних днів щорічно;

16) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію, – тривалістю до 24 календарних днів у перший рік роботи на даному підприємстві до настання шестимісячного терміну безперервної роботи;

17) працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості, – тривалістю 12 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та у зворотному напрямі.

За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводження кожної дитини;

19) працівникам, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року, – тривалістю до 5 календарних днів щороку, а членам добровільних формувань цивільного захисту – тривалістю до 5 календарних днів у рік залучення їх до виконання завдань із запобігання та ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій у складі добровільних формувань цивільного захисту;

20) працівникам, які приступили до роботи після звільнення з військової служби у зв’язку із закінченням особливого періоду або оголошенням демобілізації, – тривалістю до 60 календарних днів.

Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі, протягом четвертого року навчання надається за їх бажанням один вільний від роботи день на тиждень без збереження заробітної плати.

Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін згідно ст.26  Закону України «Про відпустки»:

  1. За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 30 календарних днів на рік.
  2. На час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, визначеного частиною першою цієї статті. Тривалість такої відпустки визначається угодою сторін.

Особливості заяви про відпустку за власний рахунок:

  • точну причину відпустки вказувати не обов’язково, можна обмежитися фразою «за сімейними обставинами», «для вирішення соціально-побутових питань», так як визнання серйозності підстави на відпустку – це суб’єктивне рішення керівника;
  • у разі відмови на заяві має бути записана резолюція працівника «Відмовити» з указанням причини такої відмови;
  • має вказуватися причина, перераховуватися додані до неї документи, які підтверджують підставу для такої відпустки;
  • строки відпустки мають відповідати визначеним у статті 25 Закону України «Про відпустки».

Заява на відпустку: писати чи друкувати

Рукописний варіант — найпоширеніший спосіб оформити заяву на відпустку та все ж таки  можна подавати  і надруковану заяву. По-перше, ні КЗпП, ні Закон про відпустки не врегульовують це питання. По-друге, є такий державний орган — Державна архівна служба України. Саме вона встановлює вимоги до різної управлінсько-розпорядчої та іншої документації підприємств і держорганів та терміни її зберігання.  Так, вимоги до оформлення документації суб’єктами господарювання визначає Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020, затвердженого наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144. Зокрема, пункт 7.1 ДСТУ 4163:2020 вказує, що організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Водночас деякі внутрішні папери (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо) за авторством посадовців та інших фізосіб допустимо оформлювати в рукописний спосіб.

Друкований варіант — можливий для заяви про відпустку і це не є порушенням законодавства.

Виходить, що рукописний варіант дозволений, але не основний. Основним саме вважається в документації друкований варіант. Штрафувати за надруковані заяви органи Держпраці не мають права. Це не можна вважати порушенням оформлення трудових відносин з працівниками. Також можна використовувати трафарет (шаблон), коли основна частина заяви (шапка, заголовок тощо) надруковані, а працівник лише вписує в нього свої прізвище, ім’я, по батькові, дату початку відпустки та кількість днів (для щорічної відпустки) і ставить дату й підпис.

Заява на відпустку: бланк

Затвердженої конкретної форми (бланку) заяви на відпустку немає. Однак цей ДСТУ 4163:2020 містить стандартизовану форму заяви працівника, тому орієнтуватися будемо саме на неї.

Заява на відпустку: правила складання

Елементи заяви що треба врахувати й перевірити:

  • звернення до керівника у верхній частині посада, прізвище та ім’я керівника (у давальному відмінку);
  • інформація про працівника у верхній частині найменування посади, прізвище, ім’я повністю працівника (у родовому відмінку);
  • дата подання ставиться внизу дата підписана автором заяви, тобто працівником;
  • у тексті заяви дата початку та тривалість бажаної відпустки.

 Зазвичай у заяві на надання щорічної відпустки вказується дата початку та загальна кількість календарних днів відпустки.

Нагадуємо, що тривалість щорічної відпустки – це 24 к. дн. Такі відпустки можна ділити, але безперервна частина щорічної відпустки має становити мінімум 14 к. дн. Ці 14 к. днів не обов’язково мають бути першими, тобто відпустка може ділитися, наприклад, 5+5+14, 5+14+5 і т.д.

Визначаючи тривалість щорічної і додаткової відпустки, святкові і неробочі дні не враховуємо (за мирних часів). Наприклад, заява на відпустку з 2 березня на 14 к. дн. означала б за довоєнних часів вихід на роботу не 16 березня, а 17 березня, так як 8 березня не рахується (святковий день) і відпустка продовжується на 1 к. день. Відпускні при цьому будуть рахуватися за 14 к. днів, хоча фактично працівника не буде на роботі 15 к. днів. Однак під час воєнного стану святково-неробочих днів немає, тому 08 березня треба враховувати.

У заявах на начальні відпустки та відпустки за власний рахунок вказують часовий інтервал (з … по …). Визначаючи тривалість навчальних, творчих відпусток святкові і неробочі дні тут уже слід враховувати.

  • дата реєстрації та реєстраційний номер;

Номер ведеться за реєстраційним журналом (картотекою) документів підприємства. Дата реєстрації ставиться у лівому верхньому кутку.

  • додаткові документи;

 Документи, що додаються, вказуються у тексті заяви, якщо вони забезпечують працівнику правом на відпустку або, на його думку, є підтвердженням серйозності причини виходу у відпустку за власний рахунок.

  • підпис працівника;

 Підпис обов’язковий. Однак розшифровка не потрібна, так як ім’я та прізвище працівника згадуються вгорі (рекомендації до заповнення заяви працівника з ДСТУ 4163:2020)

  • віза керівника (керівників);

 Начальник відділу може поставити в лівому верхньому кутку надпис «Не заперечую».

Погодження заяви на відпустку.

 Якщо директор погоджується надати відпустку, то в лівому верхньому кутку він накладає резолюцію: «Підготувати наказ про надання відпустки». У разі відмови – «Відмовити» чи «Заперечую» з указанням причин.

Заява на відпустку: чи можна складати з вихідного чи святкового дня

Заборони вказувати в початку відпустки першим святковий (неробочий) день в законодавстві немає. Єдине тільки, що у щорічних і додаткових відпустках у тривалості святкові (неробочі) дні за статтею 73 КЗпП не рахуються (у мирний час; під час воєнного стану дане правило не діє й усі дні зі статті 73 КЗпП рахуються як звичайні, стаття 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Це означає, що тривалість такої відпустки продовжується на ці святкові (неробочі) дні.

Увага: заява на відпустку зі святкового чи вихідного дня – дозволена.

Розпочати ж відпустку з вихідного дня може бути обумовлено наявністю значної частини невикористаних днів щорічної відпустки або просто бажанням отримати оплату (відпускні) за ці дні. Ситуації бувають різні і відмовляти працівнику законодавчих підстав також немає.

Бухгалтер не встигає оплатити відпустку

Що ще треба проконтролювати: чи встигає бухгалтерія оплатити відпустку до її початку, як цього вимагає законодавство (ч. 4 ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону про відпустки). У разі раптових відпусток у заяві на відпустку слід передбачити інші строки виплати відпускних.

Необхідно у заяві на відпустку прописати прохання працівника: «Прошу оплатити надану відпустку в найближчий строк виплати зарплати (авансу)». Що це дає? Справа в тому, що є ратифікована Україною Конвенція про оплачувані відпустки від 24.06.1970 № 132. Її пункт 2 статті 7 передбачає можливість наявності угоди між працівником та роботодавцем щодо інших строків оплати відпустки. Прохання працівника у заяві та підписана керівником заява формально й стають підтвердженням наявності такої угоди. Таким чином, юридично підприємство убезпечує себе від порушення законодавства про працю та може виплатити відпускні такому працівнику пізніше.

 

Голова МК профспілки                                Олександр ДЗЮБА

Tagged . Bookmark the permalink.

Comments are closed.